新疆农业大学图书馆科技查新委托须知
发布人:艾尔肯·尕依提  发布时间:2022-04-05   浏览次数:152

科技查新是一项十分严谨的、以文献检索和情报调研相结合的科技情报研究工作。为保证科技查新工作的科学性、客观性、公正性和准确性,维护查新有关各方的合法权益,请合同位严格按照以下程序提交查新委托。

1. 领取、填写“查新合同”,委托者可从下载专区下载查新合同进行填写,也可直接到图书馆科技信息部(图书馆5楼)领取查新合同。    

1)查新合同应由课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员填写,合同签字应当使用钢笔或者碳素笔,然后加盖委托者所属单位公章。

2)查新项目名称:应与立项书或鉴定书上的项目名称一致,国外查新需填写英文名称。

3)查新目的:可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划,科研课题开始前的资料收集等;成果查新包括成果鉴定、申报奖励等。

4)查新点与查新要求:查新点即项目的新颖性,是指需要查证的内容要点。需要根据课题的技术要点一一列出每项代表该课题的一个新颖性,并和查新结论密切相关。查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望,。一般分为以下四种情况:Ⅰ希望通过查新,证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究;Ⅱ   希望对查新项目分别或综合进行国内外对比分析;Ⅲ 希望对查新项目的新颖性作出判断;Ⅳ 查新委托人提出的其它愿望。

5)查新项目的科学技术要点:研究课题的概要,重点表述查新项目的主要技术特征、技术参数或指标、应用范围、查新委托人自我判断的新颖性等。  

6)参考文献:是指委托人列出的与查新项目密切相关的国内外文献,应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页。

7)查新委托人提供的资料目录:与查新项目密切相关的国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料、该项目成员在国内外已发表的相关文献(应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页),并尽可能提供各种立项申请书、立项研究报告、项目申报表、可行性研究报告、项目研制报告、技术报告、总结报告、实验报告、测试报告、产品样本、用户报告、奖审申报书及有关报奖材料等的一种或多种,以供查新人员在处理查新事务中参考,并在结题后归还。

8)保密责任:应当包括当事人对技术内容和资料保守秘密的内容、期限和泄露科学技术秘密应当承担的责任。

9)关键词:关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)应从查新项目的查新点中抽出,同时应属于查新项目所属专业的文献常用词汇。化学物质除提供化学名称外,应尽可能提供其商品名、俗称、分子式、结构式及CA登记号。  

2.受理

1)用户提交“查新合同”后,符合受理条件的委托,由查新负责人根据委托课题的特征和查新级别,安排相应的查新人员受理。

2)受理人员必须与用户面谈,了解课题检索范围、年限、有无特殊要求等。对用户的经济支付能力应言明。

3)查新员接受委托,向委托人说明查新的具体规定和要求,正式办理查新委托手续,和委托人签署查新合同,适当收取查新预付款。

3.下载并签定《科技查新合同》

1)委托人可在下载专区下载,也可直接到图书馆科技信息部领取《科技查新合同》。

2)有委托查新课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员,到图书馆科技信息部正式办理查新委托手续。并携带以下材料:①已填好的“查新课题委托书”②能较详细描述项目技术特征的相关资料,如:项目的技术背景资料、项目研制报告、总结报告、项目申请表中的研究内容部分、发表的相关文献等③委托人所掌握的相关中外文参考文献等④与查新课题受理人交谈,介绍委托课题技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点,并就查新要求、查新报告提交时间、查新范围、查新收费等与查新受理人达成共识。⑤签订科技查新合同。

4.查新注意事项

1)查新委托人应主动向查新咨询人员介绍所委托项目的内容要点、特点、新颖点、范围以及需要特别注意的问题。对涉及知识产权和专利的查新项目,委托查新单位/个人应主动与受理查新单位/个人签订保密合同。

2)查新委托人应据实、完整地向查新机构提供查新项目的背景材料和主要科学技术资料,拒绝提供者可不予受理。委托立题查新应提交填写清楚的科研项目申请书。如无科研项目申请书,应提交相应的技术资料。成果鉴定查新应提交填写清楚的成果申报书以及与鉴定或报奖有关的全部资料。  

3)委托人不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请,课题开始检索后,不得更改其内容,如更改则按重新委托办理。

4)超过查新人员查新能力或本查新中心的查新专业的课题,经和委托人反复探讨,委托人还不能按要求填写查新委托的课题,查新人员有权拒绝其查新要求。一年之后的课题需要重查的,按新的委托处理。

5)在查新检索过程中,查新人员就查新项目提出不明事宜时,请查新委托人给予积极的解答与及时沟通,并协助查新人员对查新项目的相关文献进行筛选、翻译、对比,以确保查新结论的客观、准确。查新人员有权在查新过程中随时调整检索词及策略。

6)查新委托项目的内容一经确定后,不能随意更改;若更改项目的主要内容、技术性能指标或增加创新点,则按新项目重新计费,委托时间从修改之日起计算。

7)本查新站查新工作遵照依法、独立、客观、公正的原则,严格按照国家有关法律、法规、《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》等规定,独立处理查新业务;查新报告中的任何分析、技术特点描述、每一个结论都将以文献为依据,符合实际;坚持公正立场,为查新委托人完成查新事务。查新结论的撰写必须根据检索到的资料和用户委托的查新点以描述性的语言客观撰写,不能用定性词语和语气,委托人不能以任何方式要求查新人员漏写相关文献或下无文献根据的主观结论。

8)审核人员对审核中及咨询专家对咨询中出现的问题,有权要求查新人员和委托人做出说明或补充查证。

9)在查新实施过程中,委托方与查新员之间应保持密切联系,必要时共同商讨解决查新过程中可能出现的各种问题。

10)查新人员撰写好查新报告后,委托人必须在查新人员的指导下仔细过目,并就非专业的翻译和结论、术语提出改正意见。

11)《科技查新报告》出具后,委托人不得要求查新员随意更改。如委托人认为有必要修改原《科技查新合同》所确认的技术要点或查新点时,应提出书面变更申请并重新委托查新。

12)查新委托人不得干涉查新活动,不得向查新人员施加任何倾向性影响,即使是委托人已经查过的资料,也必须经过查新人员的重新查证核实。

13)如委托人发现查新机构和查新人员有违反《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》行为,可向科技查新机构或司法部门投诉,视情节轻重依法追究其行政、经济或法律责任。如果责任在我方,免费重查并追究责任人的责任。对查新机构不负责任、敷衍了事、丢失科学技术资料、泄露查新项目的科学技术秘密的行为等,查新委托人有权向各级科学技术行政部门反映。因查新机构的过错造成损失的,查新委托人有权依法索取赔偿。查新委托人对查新委托、查新过程或查新结论有异议时,有权向主管行政部门反映。

14)查新项目一经受理,委托人必须按照《查新咨询收费标准》交纳查新咨询费,遇有特殊情况,如加急等,应根据具体收费标准交纳加急费。若委托人提出取消查新,则需支付已花费的检索费。若此时报告已完成,则需支付全部费用。

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